Que ce soit dans l’hôtellerie, dans les structures touristiques ou dans les foires et salons, faire appel aux services d’une hôtesse d’accueil pour assurer différentes tâches essentielles peut être utile. Celle-ci dispose des qualifications requises pour prendre en charge les visiteurs et les aider dans leurs nombreuses recherches ou démarches. Vous vous demandez quelles sont exactement ses missions ?
Reçoit et informe le public
La fonction principale d’une hôtesse d’accueil consiste à recevoir et informer le public. Cela peut se faire dans une entreprise ou lors d’un évènement. En entreprise notamment, il s’agit du premier contact des visiteurs. L’hôtesse a pour rôle ici d’accueillir physiquement ou par téléphone les clients et personnes souhaitant se renseigner sur la marque, prendre rendez-vous ou faire des retours. Son métier l'oblige, également, à gérer les appels entrant vers le bon service. Il est, aussi, possible qu’on lui demande de créer et de remettre les badges aux visiteurs si la société où elle travaille fonctionne de cette manière. Concernant les réceptions et évènements divers, l’hôtesse d’accueil se doit d’assurer le bon déroulement de ces derniers. Cela commence, principalement, par la prise en charge des invités. Elle se doit de les recevoir avec le sourire et avec professionnalisme. C’est aussi son travail de leur montrer leur table et de leur apporter des réponses et instructions en cas de besoin. S’il s’agit, notamment, d’une manifestation sportive ou d’un cancer, son rôle consiste à placer les spectateurs. Pour cela donc, elle doit connaître parfaitement le lieu et l’emplacement de chaque invité. Il est par ailleurs important de noter que comme il s’agit du premier contact du public, elle se doit d’afficher une tenue parfaite et un comportement irréprochable. Etant donné que c’est l’image de l’entreprise qu’elle présente, respecter ces quelques points se révèle indispensable.
Assure des tâches administratives
Selon le contrat signé avec l’entreprise ou l’agence, une hôtesse d’accueil peut, parfois, être amenée à gérer des tâches administratives. Il arrive, donc, qu’elle assurer la réception et le tri des courriers et dossiers divers. Elle se charge, également, de leur archivage et classement en fonction des demandes et indications de son patron. Il en va de même pour la rédaction de certains courriers ou encore l’envoie de ces derniers. Outre ces tâches, l’hôtesse peut se charger des colis, de la réservation des billets d’avion, des chambres et restaurants pour les réunions professionnelles. Ce travaille nécessite, donc, une grande polyvalence. Pour que les tâches soient faites correctement, il est nécessaire d’avoir des compétences solides en gestion administrative. Une aisance relationnelle en langues étrangères peut, également, être requise surtout s’il s’agit d’une entreprise internationale ou présente dans d’autres pays. Pour rédiger des demandes dans d’autres langues ou répondre à des courriels étrangers, avoir cette qualification est fortement recommandée. Si par ailleurs, elle travaille dans les aéroports, pour aider les passagers à compléter les dossiers, parler leur langue peut être grandement utile.
Assure les travaux de secrétariat
Les hôtesses d’accueil prennent, parfois, en charge les différents travaux de secrétariat. Elles effectuent les saisies, les photocopies ou les classements des documents. Il arrive, également, qu’elles remettent les badges pour faciliter l’identification des visiteurs. Dans certains cas, il se peut qu’elles soient chargées de valider les inscriptions. C’est, notamment, le cas lors d’un lancement de produit ou la promotion d’une nouvelle collection. Si l’évènement est limité en termes d’invités, l’hôtesse devra limiter les participants tout en prenant en compte certains points sur la manière de choisir les personnes qui pourront y assister. S’il s’agit d’une petite entreprise avec très peu de revenu, celle-ci peut lui demander de distribuer des produits publicitaires le temps que l’activité prenne son envol. Dans tous les cas, il est nécessaire de noter que les missions d’une hôtesse d’accueil peuvent varier suivant le secteur d’activité ou le type d’évènement. Ce métier n’est pas également un emploi à vie. Pourquoi ? En général, les entreprises, sociétés et entités engagent de jeunes personnes entre autres pour leur présentation physique. Si vous comptiez travailler dans cette voie donc, il peut être judicieux de prévoir des possibilités de reconversion.
Une hôtesse gère le vestiaire
Puisque chaque détail compte et peut impacter la notoriété de l’entreprise, une hôtesse d’accueil s’occupe parfois des vestiaires. C’est, généralement, le cas lors des évènements tels que les compétitions et réceptions professionnelles. Son rôle consistera, principalement, à s’occuper des affaires, manteaux et sacs des invités. Elle garantisse, donc, la sécurité des effets personnels des personnes présentes sur les lieux. Une fois l’évènement terminé, elle rend les affaires à ses propriétaires en tâchant de ne pas se tromper de destinataire. L’hôtesse doit en parallèle fournir des renseignements, si besoin. Bref, cette dernière participe grandement à la réussite d’un évènement et la réputation de la marque. Bien que ses missions puissent varier selon les circonstances et besoins de l’entité, elle se charge principalement d’informer, de gérer et d’orienter les visiteurs.